Ein Leitfaden für die Verwaltung von Ersatzteilen und Arbeitsaufträgen

Einführung in das Ersatzteil- und Arbeitsauftragsmanagement

Was ist das Ersatzteil- und Auftragsmanagement und warum ist es für die Optimierung des Servicebetriebs so wichtig?

Unternehmen mit einem hohen Maß an Kundenzufriedenheit (sowohl externe Kunden als auch die "Kunden", die innerhalb des Unternehmens arbeiten) verbessern ihren Ruf, wenn sie Ausfallzeiten minimieren und Ersatzteile für unerwartete Reparaturen bereitstellen können.

Diese Unternehmen haben ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Logistik des Ersatzteilmanagements und wie diese ihr Auftragsmanagement unterstützt.

Ersatzteilmanagement

Das Ersatzteilmanagement umfasst die Verwaltung des Ersatzteilbestands, auf den Ihr Unternehmen bei der Wartung und Reparatur von Artikeln angewiesen ist.

Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Bei der Verwaltung von Arbeitsaufträgen geht es um die Verwaltung, Automatisierung und Organisation der Details, die in Arbeitsaufträgen für Aufgaben wie routinemäßige oder vorbeugende Wartung oder Installationen enthalten sind. Diese Verwaltungsprozesse spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung der betrieblichen Effizienz einer Organisation.

Das Ersatzteil- und Arbeitsauftragsmanagement trägt zur operativen Exzellenz bei, indem es sicherstellt, dass Sie auch bei Engpässen oder anderen Problemen in Ihrer Lieferkette die richtige Anzahl von Ersatzteilen auf Lager haben.

Es hilft bei der Bestandskontrolle, damit Sie nicht mehr Teile kaufen, als Sie in absehbarer Zeit benötigen. Überschüssige Teile können in den Regalen des Lagers verstauben, veralten oder ihr Verfallsdatum überschreiten, was sich negativ auf Ihren Gewinn auswirkt. Und die Gewissheit, dass Sie über genügend Teile verfügen, um die vorhersehbare Nachfrage Ihrer Kunden nach Wartungs- und Reparaturarbeiten zu befriedigen, ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen effizienter zu führen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Implementierung eines effektiven Systems zur Verwaltung von Ersatzteilen und Arbeitsaufträgen gehören:

- Geringere Ausfallzeiten - Sie müssen nicht auf fehlende Teile warten, wenn Sie Ihren Bestand und die Verwendung von Ersatzteilen erfolgreich verwalten, um dringende Außendiensteinsätze zu erledigen, wenn neue Arbeitsaufträge eingehen.

- Verbessertes Serviceniveau - Wenn Ihre Systeme dank einer verbesserten Bestandsverwaltung und eines besseren Wartungsmanagements reibungslos laufen, sind Sie besser in der Lage, Kunden, die auf Reparaturen oder Wartung warten, zufrieden zu stellen.

- Kosteneinsparungen - Sie sparen Geld, weil Sie Ihre Ressourcen sinnvoller einsetzen, anstatt höhere Kosten zu zahlen, wenn durch Probleme in der Lieferkette benötigte Teile knapper und teurer werden. Natürlich sparen Sie auch Geld, wenn Sie die Ausfallzeiten minimieren, die durch Wartungs- oder Reparaturteams verursacht werden, die auf das Eintreffen wichtiger Teile warten.

Schlüsselkomponenten eines effektiven Work Order Management Systems

Eine Lösung zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen hilft Ihrem Team, effektiver zu arbeiten. Zu den wesentlichen Elementen eines Arbeitsauftragsmanagementsystems gehören Dokumentation, Auftragsverfolgung, Kategorisierung der benötigten Dienstleistungen und Teile, Terminplanung und Versand:

Dokumentation - Die Arbeitsaufträge, die Sie in das System eingeben, führen zu einer schriftlichen Dokumentation, die Sie zur Hand haben müssen, um die Kosten niedrig zu halten (durch effiziente Nutzung der Ressourcen) und um die Vorschriften einzuhalten und Audits zu bestehen.

Das Letzte, was Sie wollen, sind unnötige Verzögerungen, die dazu führen, dass Sie die Bedingungen einer Service-Level-Vereinbarung mit Kunden verletzen. Anstatt SLA-Strafen zu zahlen, halten Sie Ihre Kunden durch eine effizientere Bearbeitung von Arbeitsaufträgen und die Verwaltung Ihrer Serviceteile bei Laune und loyal.

Auftragsverfolgung - Mit genauen Angaben darüber, welche Teile Sie im Bestand haben, können Sie Aufträge effektiver verwalten. Am besten verwenden Sie ein spezielles, softwarebasiertes System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen, um jeden einzelnen Auftrag zu verfolgen.

Kategorisierung - Das System sollte die Kategorisierung von Arbeitsaufträgen erleichtern, ihnen Prioritäten zuweisen und sicherstellen, dass den Wartungs- oder Reparaturaufträgen Mitarbeiter mit entsprechender Erfahrung und Kenntnissen zugewiesen werden.

Terminplanung - Welche Wartungs- oder Reparaturarbeiten sind am wichtigsten? Anhand der Kategorisierungsinformationen können Sie feststellen, ob eine Aufgabe dringend ist und die Sicherheit der Menschen direkt beeinträchtigt, solange sie nicht erledigt ist.

Disposition - Die Mitarbeiter benötigen einen gültigen Arbeitsauftrag, damit sie die Mitarbeiter an den richtigen Ort schicken können. Ihr System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann dazu beitragen, den Dispositionsprozess zu automatisieren und so Zeit und Energie zu sparen.

Um Ihre Anforderungen an eine bessere Verwaltung Ihres Ersatzteilbestands und die Organisation von Instandhaltungsaktivitäten zu erfüllen, müssen Sie geeignete Technologien und Software einsetzen, z. B. Anwendungen, die auf einem Desktop im Büro, einem Laptop oder Tablet, das von einem Mitarbeiter bei einem Serviceeinsatz benutzt wird, oder in einer mobilen App laufen, die das Instandhaltungspersonal über sein Smartphone abruft. Diese Anwendungen verbessern die Möglichkeiten Ihres Systems, indem sie den Zugriff auf wichtige Informationen in Wartungsaufträgen optimieren.

Bewährte Praktiken für Bestandskontrolle und Ersatzteilmanagement

Zu den bewährten Verfahren für eine effiziente Verwaltung des Ersatzteilbestands gehört der Einsatz moderner Bestandsmanagementtechniken, die von speziellen Softwarelösungen unterstützt werden, einschließlich JIT (Just-in-Time) und ABC-Analyse.

Optimieren Sie Ihr Inventar

Verwenden Sie Software, um Ihre Wartungshistorie zu verfolgen, damit Sie besser erkennen können, welche Komponenten oder Teile am häufigsten ausfallen, und einen ausreichenden Vorrat anlegen können. Sie werden besonders auf kostengünstige Teile achten, die am häufigsten nachgefragt werden, um jeden Wartungsauftrag besser erfüllen zu können.

Just-in-Time

Richten Sie ein Just-in-Time-Bestandsführungssystem ein, um zu vermeiden, dass Sie mit Überbeständen konfrontiert werden und dass Ihnen die Bestände ausgehen.

ABC-Analyse

Legen Sie Prioritäten fest, welche Serviceteile für Ihre Bedarfsprognose am dringendsten benötigt werden. Achten Sie mehr auf die Kategorie A, d. h. auf die höherwertigen Teile mit unerwartetem Bedarf, damit Sie nicht unvorbereitet getroffen werden. Teile der Kategorie C haben einen geringeren Wert und werden in der Regel seltener nachgefragt. Die Kategorie B bezieht sich auf Teile, die in Bezug auf Nachfrage und Kosten zwischen A und C liegen.

Unternehmen können eine genaue und effiziente Verwaltung des Ersatzteilbestands sicherstellen, indem sie regelmäßige Audits planen und Software für die Bestandsverwaltung einsetzen.

Die Software hilft Ihnen bei der Planung von Strategien zur Minimierung der Lagerkosten bei gleichzeitiger Maximierung der Verfügbarkeit dringend benötigter Teile. Ziehen Sie den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung in Betracht, damit die Teams an entfernten Standorten auf dieselben Informationen zugreifen können wie die Mitarbeiter im Hauptbüro.

Implementierung eines erfolgreichen Work Order Management Systems

Hier sind die entscheidenden Schritte zur effektiven Implementierung eines Systems zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen:

Planen und recherchieren Sie, welche Software Sie benötigen, um Ihr papiergestütztes System für Arbeitsaufträge zu ersetzen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Softwarelösung.

Testen Sie das System mit Musteraufträgen, um Ihr Team auf die Arbeit vorzubereiten, bevor Sie Ihr System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen in Betrieb nehmen.

Nach dem Eintreffen von Aufträgen, z. B. durch automatische Benachrichtigungen über vorbeugende Wartungsarbeiten oder Anfragen von Mitarbeitern, besteht der nächste Schritt darin, die auszuführenden Aufgaben mithilfe des Systems zu planen und den Umfang und die Größenordnung der Arbeit zu definieren.

Unternehmen bereiten sich auf die Herausforderungen bei der Implementierung vor und meistern sie, indem sie sicherstellen, dass die derzeitigen Mitarbeiter ausreichend geschult und gecoacht werden, und indem sie neue Teammitglieder in das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen einweisen.

Zu den häufigen Problemen bei der Implementierung gehört, dass man nicht weiß, wie man Arbeitsaufträge richtig priorisiert, und dass es nicht gelingt, Informationen zu konsolidieren. Richten Sie eine Informationsdrehscheibe ein, die als zentraler Speicher für wichtige Informationen zum Bestand sowie zu Wartungs- und Reparaturaufgaben dient.

Um eine bessere Rechenschaftspflicht zu gewährleisten, sollten Sie die Effektivität des Systems anhand von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) bewerten, die Aufschluss über die Geschwindigkeit der Antwortzeiten, die Erledigungsquoten und die Kundenzufriedenheit (oder Unzufriedenheit mit der durch das System erleichterten Arbeit) geben.

Zukünftige Trends in der Verwaltung von Ersatzteilen und Arbeitsaufträgen

Mit Blick auf die Zukunft gibt es neue Trends im Auftragsmanagement und in der Ersatzteillogistik zu beachten, darunter die Integration von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, die ketteQ in seinen Softwarelösungen anbietet.

Eine fortschrittliche Automatisierung hilft Ihrem Team, effizienter zu arbeiten, z. B. durch die Einrichtung automatischer Warnmeldungen für vorbeugende Wartungsarbeiten und die Bestellung von Teilen, um den Lagerbestand aufzufüllen, ohne dass die Mitarbeiter manuell prüfen müssen, was Sie im Lager haben. Die Datenanalyse unterstützt diese wichtige Aufgabe.

Lassen Sie sich vor allem von einer kundenorientierten Denkweise leiten, wenn es darum geht, Ihren Ersatzteilbestand zu bestellen und zu organisieren und jeder Arbeitsanfrage Priorität einzuräumen.

Diese Trends wirken sich auf die Zukunft der Instandhaltung aus, denn sie ermöglichen es Ihnen, Instandhaltungsaufgaben je nach Dringlichkeit (und Sicherheitsanforderungen) effizienter durchzuführen. Außerdem vermeiden Sie Probleme wie SLA-Gebühren, die durch verspätete Reparaturen verursacht werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit beiträgt.

Umsichtige Eigentümer und Manager werden mehr in Software, Technologie und Schulungen investieren, um den größten Nutzen aus ihrem Ersatzteilplanungs- und -managementsystem zu ziehen.

Kontaktieren Sie ketteQ für die Implementierung von Lösungen für das Work Order Management noch heute

Wenn Sie eine Lösung für die Verwaltung von Ersatzteilen und Arbeitsaufträgen implementieren, fördern Sie die operative Exzellenz, indem Sie Serviceteile effizienter bestellen (z. B. mithilfe von ABC-Analysen und Just-in-Time-Techniken) und Prioritäten setzen, welche Serviceeinsätze und Komponenten jetzt am dringendsten benötigt werden.

Sie können sich schon heute auf die Zukunft des Auftragsmanagements vorbereiten. Dazu gehört die Installation einer Auftragsmanagementlösung und die Nutzung moderner Service- und Ersatzteillösungen, wie sie ketteQ anbietet, um die Zukunft zu sichern. Wir unterstützen Sie bei der Einführung der richtigen Technologie und Software für Ihr Unternehmen und helfen Ihnen, Ihre Prozesse im Auftragsmanagement zu verbessern.

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